Выдача денежных средств подотчет на карту сотрудника. Перевод подотчетных средств на банковскую карту
Расчет с работниками безналичным способом становится все более популярным среди организаций-работодателей. Перечисления касаются не только зарплатных выплат, но и выдачи подотчетных сумм. Так как действующее Положение о порядке кассовых операций разъясняет действия только по расчетам с подотчетными лицами наличными, множество бухгалтеров на практике сталкиваются с вопросом подотчетных средств с помощью корпоративных карт.
Корпоративная карта, по сравнению с другими способами расчета с работниками, имеет множество достоинств: возможность получения средств в любое время суток, снижение риска кражи наличных, минимальный объем отчетной документации. Для работы с корпоративными картами требуется открытие специального счета с наличием на нем средств, доступных держателям карты.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Отличием от наличной выдачи средств под отчет служит тот факт, что средства на карте не выдаются сотруднику в определенной сумме. Выдачей средств станет факт их снятия с карты работником или безналичном проведение платежа. Любое из данных действий подлежит отчету с внесение в форму авансового отчета потраченной суммы в графах «Получен аванс» и «Израсходовано».
Можно ли
Законодательством не предусмотрено каких-либо нормативов относительно правил выдачи «под отчет» на карточку работника. Процедура описана только по поводу выплаты подотчета наличными через ведение кассовых операций организациями, сведения о которой приведены в указании Банка России №3210У от 11 марта 2019 года.
Другое положение Центробанка №266П «Об эмиссии платежных карт», опубликованное в 2004 году, позволяет юридическим лицам и предпринимателям оплачивать расходы с помощью карт, оформленных на доверенные лица.
В этом же акте Центробанком вводится перечень расходных операций, разрешенных к оплате уполномоченным сотрудником организации:
- по расходам на осуществление деятельности предприятия в пределах России;
- по выплате командировочных;
- для представительских расходов;
- другие расходные операции, не противоречащие законодательству.
Корпоративная карта, через которую сотрудник получает определенные целевые средства, привязаны к расчетному счету, принадлежащему юр. лицу или ИП.
Отличием безналичной выдачи средств под отчет от денег, выданных через кассу, не требует составления заявления от уполномоченного работника с указанием конкретной суммы и срока использования.
В соответствии с п. 1.5 Положений об эмиссии карт, дебетовые, кредитные, предоплаченные карты относятся к электронным средствам совершения платежей, позволяющим клиенту выполнять денежные переводы безналичным способом.
Таким образом, подобные выплаты средств под отчет относятся к безналичным перечислениям, к которым не применимы правила расчетов наличными. Это освобождает от выполнения стандартных при наличной выдаче действий – написанию заявления и визирования его руководителем предприятия по факту каждой расходной операции.
Расход на корпоративной карте может быть ограничен для того, чтобы у организации была возможность контролировать финансовые действия своих сотрудников.
Ограничить расход можно:
- с помощью лимита по карте;
- определения лимита внутренним приказом предприятия;
- остатком доступных средств.
Центральные моменты
Необходимые документы
Для того, чтобы предприятие переводило средства сотрудникам на зарплатную карту, согласно Письма Минфина№ 03-11-11/42288, опубликованного 25.08.14 года, требуется составление заявления.
В заявлении должна быть отражена просьба работника переводить средства по реквизитам конкретной карты. Отсутствие данного заявления в документации организации станет поводом для налоговой считать выплаченные средства не подотчетными, а зарплатными, что позволит взимать с переводимых сумм подоходный налог.
Избежать проблем с ФНС позволит четкая формулировка в назначении платежей безналичной выдачи подотчетных средств. При подаче авансового отчета работник прилагает подтверждающие расход средств с карты чеки, выдаваемые банковскими терминалами либо банковские выписки. Данные документы станут основанием освобождения от вычета НДФЛ с подотчетных сумм.
К достоинствам выдачи подотчета безналичным способом относят оперативность выплат и снижение трудозатрат работников, а также уменьшение банковской комиссии и способность передать необходимые средства работнику, находящемуся в другом регионе.
При осуществлении выдачи подотчета с помощью карты, следует более внимательно относиться к правильному и полному оформлению документов (заявление, бухгалтерские документы), которые проверяющий инспектор налоговой службы сочтет достаточными для признания подотчета.
Следующие документы позволят идентифицировать выдачу средств в качестве подотчетных средств:
- коллективный договор;
- принятое в организации положение о командировках;
- действующий договор банковского обслуживания;
- утвержденный работодателем приказ об адресных перечислениях наемным работникам по списку;
- платежные поручения, свидетельствующие о перечислении средств на хознужды или командировочные.
Особенности процедуры
Выполнение расчетов с сотрудником под отчет требует надлежащего оформления документов, в том числе и авансового отчета.
Безналичная выплата под отчет для использования средств сотрудником имеет свои особенности:
| Последовательность действий | На командированного сотрудника должны быть подготовлены документы:
|
| Указание назначения расхода средств |
|
| Процедура оформления возврата |
|
Преимущества способа
Использование корпоративных карт для перечисления подотчетных средств значительно облегчают процесс взаимодействия бухгалтерии с сотрудниками, а также сокращают документооборот предприятия. С их помощью работники могут совершать безналичные платежи в рамках предоставленных полномочий или снимать средства наличными.
К преимуществам такого способа выдачи подотчета относится минимальный документооборот компании:
- Для произведения выплаты наличными, предприятию потребуется снять средства с расчетного счета, подписав перед этим у руководителя соответствующий чек, получит средства в банке, оформить кассовый приходный ордер с внесением записи в кассовую книгу. Для пополнения карты с привязкой к специальному счету достаточно оформить обычное платежное поручение, а если карта привязана к общему расчетному счету, оформления платежки не потребуется.
- Для того, чтобы получить наличные сотрудник пишет заявление о выдаче суммы под отчет на определенный срок, а руководитель визирует документ. При использовании карты необходимость в заявлении отпадает.
- Не требуется и заполнение расходного кассового ордера, как это предусмотрено при операциях с наличными.
- В отличие от отчета по наличным средствам, работник может использовать карту повторно, в соответствии с установленными подотчетными тратами, при этом, отчет может быть составлен по факту всех понесенных в процессе исполнения должностных обязанностей затрат.
Условия и способы выдачи
Законом предусмотрена возможность использования зарплатной карты для перечисления подотчета сотруднику предприятия. В рамках своих полномочий, работник может снимать средства наличными, оплачивать услуги, товары безналичным способом, осуществлять валютные операции, разрешенные на территории РФ.
Средства под отчет выдаются сотруднику одним из указанных способов:
| Выдача наличными в кассе | Средства для расчета с сотрудником идут с расчетного счета, либо выплачиваются из наличности, полученной при реализации товаров и услуг организации. |
| Карта корпоративная |
|
| Карта зарплатная | Средства для оплаты командировки или подотчетного расхода могут поступать на зарплатную карточку сотрудника. Возможность совершения подобных расчетов должна быть отражена в утвержденной учетной политике организации. |
Образец приказа о зачислении подотчетных сумм на корпоративную карту
Правильно оформить приказ поможет образец документа на фирменном бланке организации, с указанием основных ее реквизитов. Приказу присваивается номер, ставится дата и место подписания документа.
В качестве обоснования для зачисления отражают целевое назначение средств, поступающих на карточку.
В тексте приказа о зачислении подотчетных сумм на корпоративную карточку должна быть указана точная сумма для зачисления и реквизиты самой карты. Приказом назначается ответственный за его исполнение бухгалтер предприятия.
Документ подписывается руководителем предприятия, с указанием должности и расшифровки. Ниже ставят подписи ответственные лица организации, подтверждая факт ознакомления.
Что указывать в назначении
Правильно оформленное платежное поручение в поле назначения платежа должно содержать емкую и лаконичную формулировку, подтверждающую ее целевое использование под отчет, а не в качестве оплаты труда.
Наличие четкого обоснования позволит избежать проблем при налоговых проверках, а также облегчит последующий поиск изданных предприятием документов.
В качестве примера, формулировка может выглядеть следующим образом «Выдача под отчет на приобретение ___________ по заявлению № ___ от ______ (дата)».
Частые ошибки
К наиболее распространенным ошибкам при проведении расчетов, относят следующие:
- нарушен порядок оформления документа;
- не соблюдены требования нормативов относительно данной операции.
Следующие меры позволят избежать недоразумений и ошибок при оформлении выдачи под отчет по пластиковой карточке и возврату:
- определение способа учета выдачи карточек и их возврат;
- определение порядка документального оформления (требование составления заявления по каждому случаю выдачи, изданию работодателем внутреннего приказа);
- принятие мер по защите карточки от нецелевого использования посторонними, защита информации о пин-коде;
- утвердить порядок действий сотрудника в случае утери карточки.
Сам по себе факт владения картой компании не означает получение средств от предприятия на расходы. Сотрудник признается подотчетным лицом только после того, как использует денежные средства, имеющиеся на карточном счете.
В отношении налоговых органов, отсутствует требование сообщить информацию об эмиссии корпоративной карточки т.к. в фискальный орган предоставляются сведения только по открытым банковским счетам организации.
Так как карта не относится к самостоятельному виду расчета и требует привязки к определенному счету. Если для выпуска карты не требуется открытия отдельного счета компании, налоговые структуры о факте получения карты компанией не информируются.
Порядок регулирования вопросов использования карточки несколькими подотчетными физическими лицами требует прояснения ситуации с защитой средств на карте от несанкционированного использования посторонними.
Как правило, при выпуске именной карты, ответственным за расходованием средств с нее признается руководитель, на имя которого она была выпущена. Несмотря на тот, что корпоративная карта именная, ее владельцем руководитель организации не считается.
Сегодня нередко возникают ситуации, когда по различным причинам организации необходимо осуществлять выдачу средств своему сотруднику на реализацию всевозможных доходов, связанных с обязанностями.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Но следует помнить, что данная процедура имеет достаточно большое количество самых разных нюансов.
В первую очередь необходимо помнить, что процедура рассматриваемого типа может быть реализована только с определенными сотрудниками. На них должен быть составлен специальный приказ.
Сама процедура выдачи денег может производиться как наличными средствами, так и безналичным расчетом – на карту. Данный момент также следует отражать в бухгалтерском учете.
Основные сведения
Сегодня практически на каждом предприятии имеется специальный документ, в котором обозначается перечень подотчетных сотрудников.
Он дает право работодателю осуществлять выдачу средств своему страднику через кассу или же безналичным образом, на карту.
При этом следует помнить, что процедура данного типа должна быть соответствующим образом отражена в бухгалтерском учете. Причем сделать это требуется своевременно.
Следует помнить о достаточно обширной законодательной базе, затрагивающей данный вопрос, и все положения НПД нужно соблюдать.
Законные основания
При реализации перечисления подотчетных средств на кассу собственного сотрудника руководителю предприятия, а также главному бухгалтеру необходимо ориентироваться на следующие документы:
| Положение Банка России об эмиссии банковских карт и о различного рода операциях с их использованием | |
| Согласно данному документу, все операции не являются предметам урегулирования банковских операций | |
| Согласно данной статье порядок возмещения всех расходов, которые связаны с командировками и иными должностными обязанностями, определяется | |
| Письмо Минфина №14-03-03/728 от 05.10.12 г. | В данном документе имеется рекомендация свершать все операции по выдаче подотчетных средств своим сотрудникам прямо на руки |
| Данным постановлением выражается возможность и в некоторых случаях необходимость вывода средств именно на карточный счет сотрудника |
Также на законодательном уровне установлено, что для осуществления отчетности по всем операциям необходимо будет в обязательном порядке оформить достаточно обширный перечень документов.
Причем часть из них должен сформировать именно работник при отбытии в командировку и прибытии из неё. Все документы должны быть непременно составлены соответствующим образом.
Они должны храниться в течение определенного времени и при необходимости предоставляться ФНС .
Особенности выдачи денежных средств переводом
Следует помнить, что выдача денежных средств переводом имеет очень большое количество самых разных особенностей.
При этом все их следует соблюдать. В противном случае велика вероятность возникновения различного рода вопросов со стороны налоговой службы.
Именно поэтому необходимо заранее разобраться со следующими основополагающими вопросами, затрагивающими данный момент:
- порядок необходимых действий;
- назначение платежа в подотчет на карту;
- возврат неиспользованных подотчетных сумм.
Особое внимание следует уделить именно порядку необходимых действий. Существует определенный регламент, он закреплен в действующем на территории РФ законодательстве.
Порядок необходимых действий
Необходимо помнить, что для сведения к нулю налоговых рисков предприятия при выдаче подотчетных сумм сотруднику для свершения каких-либо трат, требуется сформировать следующие документы:
Данные документы должны быть по прибытии сданы в бухгалтерию и отдел кадров.
Также необходимо помнить, что согласно в течение 3 рабочих дней работник должен представить своему работодателю перечень следующих документов:
После того, как все обозначенные выше операции будут полностью реализованы, бухгалтер может выполнить все соответствующие проводки.
Необходимо помнить, что указание неправильных счетов может привести опять же к наложению штрафов и иным проблемам.
Отражение в бухгалтерском учете следует делать отдельно для каждой операции — выдачи средств и сдачи их обратно в бюджет предприятия сотрудником.
При отсутствии опыта в данном вопросе бухгалтеру стоит предварительно проконсультироваться.
Назначение платежа в подотчет на карту
Чтобы избежать различного рода претензий со стороны ФНС, предприятию необходимо в обязательном порядке ввести соответствующие изменения в свою .
Следует в специальном внутреннем нормативном акте описать порядок проведения расчетов с подотчетными лицами с учетом перечисления средств на карточки работников.
Следует помнить о важных нюансах при реализации операции рассматриваемого типа:
- в платежном поручении, на основании которого будет осуществлено перечисление требуемой суммы на карточный счет сотрудника, необходимо будет указать «Перечисление подотчетных денежных средств»;
- необходимо помнить, что работник в обязательном порядке должен писать на каждую операцию по перечислению подотчетных средств на его карту или же с неё.
Работник предприятия может в дальнейшем оплачивать все покупки картой и даже снимать средства для осуществления наличного расчета.
Но в таком случае, помимо подтверждающих документов, которые прикладываются к авансовому отчету в обычном случае, необходимо представить:
- чеки;
- билеты;
- товарные чеки и иное.
Также лучше всего предоставить по месту работы оригиналы слипов, всевозможных терминалов, а также банкоматов.
При возможности стоит снять со всех этих документов копии, так как они почти всегда со временем выцветают. Ранее перечисление подотчетных средств на карту было делом достаточно рискованным.
ФНС часто расценивало эти суммы как зарплату и требовало оплаты НДФЛ, фонды начисляли взносы. изменило ситуацию.
Следует лишь помнить, что, во избежание различного рода санкций со стороны всевозможных контролирующих органов, требуется организовать правильный документооборот.
Также стоит максимально подробно разобраться с процедурой возврата неиспользованных сумм.
Возврат неиспользованных подотчетных сумм
Непосредственно в законодательстве срок, в течение которого работник обязан вернуть не растраченные средства, не обозначается.
Но он должен обязательно указываться в специальной отчетной документации. Большинство работодателей обозначает срок 3 дня.
Если по какой-то причине деньги вовремя вернуть работник не смог, то налоговики будут обязаны доначислять как за заработную плату.
Возврат средств можно осуществить двумя способами:
- в кассу предприятия;
- безналичным переводом.
СУТЬ ОБСУЖДЕНИЯ Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на счет личной банковской карты работника (карты, выпущенной на его имя), безусловно, имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи - через кассу. И расходов меньше (ведь комиссия за перечисление денег, как правило, ниже, чем за снятие наличности), и трудозатрат немного (так как нет необходимости оформлять кассовые документы). Кроме того, безналичный способ позволяет выдать деньги даже сотруднику, находящемуся в другом городе. Но законен ли "пластиковый подотчет"? Какими могут быть его налоговые риски? Именно эти вопросы волнуют бухгалтеров, которые хотят воспользоваться всеми преимуществами безналичной выдачи денег под отчет.
АНАЛИЗ СИТУАЦИИНекоторые банки не пропускают платежки на перечисление денег с расчетного счета организации на счет банковской карты работника из-за того, что в назначении платежа фигурируют слова о подотчетных суммах на хозяйственные, командировочные или представительские расходы. Поступая таким образом, банки, как правило, ссылаются на разъяснения ЦБ РФ о том, что нормативными актами Банка России выдача денег под отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотрена, то есть подотчетные средства работникам нужно выдавать только наличными.
Кстати, есть банки, которые практикуют частичный запрет: деньги на оплату расходов, связанных с командировками, на банковскую карту сотрудника переводить позволяют, а вот подотчетные суммы, предназначенные для других целей, не переводят. Исключение в отношении денег на командировочные расходы банки делают на основании другого Письма ЦБ РФ, в котором как раз рассматривался вопрос о возможности их перечисления на счета работников. По логике этого Письма получается, что если организация коллективным договором или своим локальным нормативным актом (например, приказом, положением о командировках) предусмотрела возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудников, то у банка нет оснований не пропускать такую платежку.
ДЕЙСТВИЯ
Если же ваш банк без вопросов списывает подотчетные суммы с вашего расчетного счета на счет банковской карты работника, вам нужно сделать запись по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 51 "Расчетные счета". В дальнейшем сотрудник должен будет составить обычный авансовый отчет по форме N АО-1 и приложить к нему все подтверждающие документы. При этом не важно, как расплачивался сотрудник: картой или наличными. Сумму перерасхода по авансовому отчету вы также можете перечислить на счет работника. А сумма излишка может быть:
- возвращена сотрудником в кассу компании (остаток подотчетных средств при этом нужно будет отразить по дебету счета 50 "Касса" в корреспонденции с кредитом счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами");
- переведена работником на расчетный счет фирмы (проводка в данном случае будет такой: дебет счета 51 "Расчетные счета" - кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами");
- удержана по решению руководителя организации из зарплаты сотрудника при наличии его письменного согласия (при этом возврат остатка нужно будет отразить следующей проводкой: дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами").
Заметим: несмотря на то что безналичная выдача подотчетных средств не предусмотрена ни одним нормативным актом ЦБ РФ, санкций за нарушение работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций вам опасаться не стоит. Ведь организация может быть привлечена к ответственности на этом основании, только если:
- рассчитывается наличными сверх установленного размера;
- не приходует выручку в полном объеме;
- не соблюдает порядок хранения свободных денег в кассе;
- накапливает в кассе наличные сверх установленного лимита.
Административный же штраф за безналичную выдачу подотчетных средств в КоАП РФ не предусмотрен.
Если ваш банк проводит такие платежи - главное позаботиться о том, чтобы подотчетные суммы, перечисленные на счет банковской карты работника, не были рассмотрены налоговиками как заработная плата со всеми вытекающими последствиями в виде начисления НДФЛ, ЕСН и взносов в ПФР. Для этого нужно:
- предусмотреть в локальном нормативном акте возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;
- указывать в платежном поручении, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами;
- иметь правильно оформленный авансовый отчет работника с приложением подтверждающих документов.
При соблюдении этих трех условий вы сможете доказать, что на самом деле выдали сотруднику именно деньги под отчет, а вовсе не зарплату.
Законодательство не содержит прямого запрета на компенсацию затрат работника в интересах организации. И в то же время не дает конкретных рекомендаций по оформлению данной операции. При этом такого рода операции хотя бы раз возникали в каждой организации.
В случае, если по конкретному вопросу ведения бухгалтерского учета (БУ) в федеральных стандартах не установлены способы ведения БУ, то организация сама разрабатывает соответствующий способ (п. 7.1 ПБУ 1/2008).
Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета
Таким образом, Организации необходимо в Учетной политике прописать способ и порядок компенсации расходов работников, произведенных для нужд организации, включая утверждение документа, на основании которого будет производиться компенсация расходов работнику.
На наш взгляд, использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не уместно, так как счет предназначен для расчетов с работниками по суммам, выданным ему в под отчет (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н). А подотчетных сумм в этой ситуации работнику не выдавалось.
Для отражения расчетов с сотрудником по нашему мнению более корректным будет использование счета 73.03 «Расчеты по прочим операциям».
Так как при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:
- Заявление сотрудника о возмещении расходов, одобренное руководителем (резолюция на заявлении –»оплатить»).
- Утвержденный отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1.
- Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.
Средства, потраченные сотрудником на приобретение товаров или услуг для нужд организации и возмещаемые сотруднику организацией на основании подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65). Также данная компенсация не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
В 1С операцию лучше всего оформить следующими документами:
- Поступление (акт, накладная) ;
- Списание НДС ;
- Выдача наличных или Списание с расчетного счета . Вид операции – Прочий расход , счет дебета - 73.03 «Расчеты по прочим операциям».
Поступление материальных ценностей
Поступление товаров, материалов, услуг оформляется документом Поступление (акт, накладная) из раздела Покупки – Поступление (акты, накладные).
- Счет расчета с контрагентами – 73.03 «Расчеты по прочим операциям»;
- Счет-фактура не регистрируется.
Проводки по документу
Автоматически аналитика по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям»в документе Поступление (акт, накладная) не подставляется. Необходимо, используя ручную корректировку, подставить фамилию работника, который произвел затраты.
Списание НДС
Так как товар приобретался в розницу и счет–фактура не выписывался, к вычету НДС не принимается. На основании документа Поступления (акты, накладные) необходимо создать документ Списание НДС .
Проводки по документу
Компенсация денежных средств, израсходованных сотрудником
Компенсировать затраты сотруднику можно выдачей денежных средств из кассы предприятия: раздел Банк и касса – Касса - Кассовые документы – Выдача наличных. Или перечислением денежных средств на карточку сотрудника: раздел Банк и касса – Банк – Платежные поручения.
- вид операции – Прочее списание .
Проверка расчетов с сотрудником
Для проверки взаиморасчетов с сотрудником необходимо сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» раздел Отчеты - Стандартные отчеты - Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
- приобретение может быть рассмотрено налоговыми органами как расходы, понесенные в пользу работников с доначислением НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ);
- при отсутствии договора купли-продажи между работником и организацией налоговый орган может не признать расходы по документам, оформленным на сотрудника, в целях налогообложения.
Также стоит максимально подробно разобраться с процедурой возврата неиспользованных сумм. Возврат неиспользованных подотчетных сумм Непосредственно в законодательстве срок, в течение которого работник обязан вернуть не растраченные средства, не обозначается. Но он должен обязательно указываться в специальной отчетной документации.
Как возместить расходы сотруднику, если деньги под отчет не выдавались?
Большинство работодателей обозначает срок 3 дня. Если по какой-то причине деньги вовремя вернуть работник не смог, то налоговики будут обязаны доначислять НДФЛ как за заработную плату. Возврат средств можно осуществить двумя способами:
- в кассу предприятия;
- безналичным переводом.
Сам факт перечисления неиспользованных средств должен быть указан в платежном поручении или же специальной пояснительной записке. Данное требование следует строго соблюдать.
Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу
Осуществить обратное перечисление денежных средств можно:
- с помощью безналичного перевода;
- в кассе организации.
Факт возврата подотчетных денег необходимо указать:
- в платежном поручении;
- специальной пояснительной записке.
В случае, когда работнику не удалось в обозначенный срок осуществить возврат, налоговая служба будет обязана отчислить из этой суммы подоходный налог. Итак, занимаясь оформлением назначения платежки для подотчетного лица, необходимо указать, что настоящие денежные средства являются подотчетными. Так вы сможете легко доказать, что отправленные финансы не имеют ничего общего с доходом работника.
Как перечислить подотчет на карту сотрудника
Существует определенный регламент, он закреплен в действующем на территории РФ законодательстве. Порядок необходимых действий Необходимо помнить, что для сведения к нулю налоговых рисков предприятия при выдаче подотчетных сумм сотруднику для свершения каких-либо трат, требуется сформировать следующие документы: Специальный приказ о направлении работника в командировку по форме №Т-9, Т-9а Максимально точно составленное служебное задание Для этого применяется унифицированная форма №Т-10а Удостоверение для свершения командировочной поездки №Т-10 Данные документы должны быть по прибытии сданы в бухгалтерию и отдел кадров.
Назначение платежа при возврате подотчетных сумм
В таком случае следует уточнить в сотрудников банка, как правильно указать назначение платежа подотчет.
- Налоговая инспекция может воспринять денежные средства, перечисленные по назначению платежа подотчетному лицу, как заработную плату. В связи с этим налоговые сотрудники могут потребовать удержать из перечисленной суммы НДФЛ. В свою очередь фонды могут затребовать уплатить взносы на социальное страхование.
- Но если сотрудник не использовал подотчетные средства, он обязан их вернуть.
Возврат подотчетных денежных средств В законодательстве не указывается конкретный отрезок времени, на протяжении которого сотруднику нужно выполнить возврат не использованных подотчетных денежных средств. Но такой срок устанавливается в специальных отчетных документах. Как правило, многие работодатели предоставляют 3-дневный срок.
Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета
- Запишите правильные реквизиты счета, на который должны быть перечислены денежные средства;
- Пропишите в платеже его назначение, то есть на, что должны быть потрачены деньги.
- Содержание:
- Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу
- Как перечислить подотчет на карту сотрудника
- Назначение платежа на хозяйственные нужды
- Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета
- Выдача денег под отчет безналом на карту работника
- Назначение платежа при возврате подотчетных сумм
Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу Сегодня нередко возникают ситуации, когда по различным причинам организации необходимо осуществлять выдачу средств своему сотруднику на реализацию всевозможных доходов, связанных с обязанностями.
Назначение платежа: примеры и описание
Перечисление на карту заработной платы давно никого не удивляет. Сегодня многие компании перечисляют на карту сотруднику и деньги под отчет. Использование карт сотрудников в расчетах по подотчетным суммам является удобным инструментом и для сотрудника и для организации.
Но в нем говорится о наличных денежных средствах. Законодательно не ограничена выдача в подотчет на карту работника.
Назначение платежа на хозяйственные нужды
Кем осуществляются операции Уполномоченными лицами, на основании решения которых может быть осуществлена рассматриваемая операция, являются:
- директор – исполнительный, генеральный;
- главный бухгалтер или же иное уполномоченное лицо;
- кассир.
Директор и главный бухгалтер, а также все работники в обязательном порядке должны проставить свои подписи на специальном приказе. В противном случае действительным он считаться не будет. Сама же операция по выдаче подотчетных средств осуществляется следующими лицами: Бухгалтером и расчетчиком При перечислении необходимого количества средств прямо на карту Кассиром Если деньги выдаются на руки (обязательно формирование РКО – расчетного кассового ордера) При этом процедура рассматриваемого типа имеет некоторые важные особенности, связанные именно с формой собственности конкретного предприятия.
Назначение платежа в платежном поручении подотчет
ВниманиеГотовое обращение передаем руководителю.
- Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
- Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.
- За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы. Заполняем платежное поручение на подотчет Пошаговая инструкция заполнения платежного поручения наглядно представлена в статье «Образец заполнения платежного поручения в 2018 году».
Рассмотрим, как заполнить платежку в подотчет на конкретном примере. Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Печатина И.А.
Назначение платежа под отчет в платежном поручении
При этом следует помнить о необходимости соблюдения достаточно обширного перечня самых разных правил и особенностей подобного действия. Прежде всего, стоит разобраться с назначением платежа в подотчет на карту. Образец его можно будет найти в интернете или же получить консультацию в специализированных организациях, занимающихся подобного рода вопросами.
Обязательным условием проведения подобного рода операции является наличие сотрудника в соответствующем приказе о подотчетных лицах. Не допускается перевод средств на карту работникам, отсутствующим в данном перечне. Данное действие является в обязательном порядке наказуемым.
Сегодня практически на каждом предприятии имеется специальный документ, в котором обозначается перечень подотчетных сотрудников. Он дает право работодателю осуществлять выдачу средств своему страднику через кассу или же безналичным образом, на карту. При этом следует помнить, что процедура данного типа должна быть соответствующим образом отражена в бухгалтерском учете.
В таком случае ему также через кассу, на основании РКО, выдается определенное количество средств.
Мы перечисляем подотчетные деньги на карточку сотруднику. Должны ли они в этом случае писать заявление на получение подотчетных сумм, указывать сроки и подписывать эти заявления у руководителя?.
Да, должны.
Для перечисления подотчетных сумм на карту сотрудника в учетной политике организации следует предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении указывается, что перечисляемые средства являются подотчетными.
Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту, указать реквизиты для перечисления, суммы. Указанные заявления подписываются руководителем. Затем сотруднику следует приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой. Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554.
Сроки использование подотчетных сумм устанавливается внутренним локальным документом по организации.Обоснование
Можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника
Да, можно.
Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:
– оплаты командировочных расходов;
– компенсации документально подтвержденных расходов.Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.
Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.
Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 . Хоть последнее письмо и адресовано бюджетным учреждениям, сделанные в нем выводы актуальны для коммерческих организаций.
Некоторые арбитражные суды также не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства. Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).
Стоит отметить, что в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408 . В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.
Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета , предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.
Таким образом, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.
В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится ().
